LA TROUPE DU THÉÂTRE DES DEUX RIVES
STATUTS ET RÈGLEMENTS
RÈGLEMENT PREMIER : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Chapitre I : Désignation
Article 1 : Nom
La Troupe du Théâtre des Deux Rives.
Article 2 : Siège social
Le siège social de la corporation est établi dans la région de Beloeil et Mont Saint-Hilaire, à l’adresse déterminée par le conseil d’administration.
Article 3 : Buts et objectifs
La Troupe du Théâtre des Deux Rives est une association à but non lucratif incorporée en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec qui a pour objectifs :
a) Faire connaître par toutes sortes de techniques traditionnelles et nouvelles le théâtre dans ses multiples facettes;
b) Sensibiliser le public au théâtre par la présentation de spectacles;
c) Permettre aux participants d’acquérir une formation et un perfectionnement dans les disciplines connexes (i.e. danse, musique, expression corporelle, etc.);
d) Acquérir par achat, location ou autrement, posséder et exploiter les biens meubles et immeubles nécessaires aux fins mentionnées et fournir à nos membres les services de toute nature en relation avec les objectifs de la corporation.
Article 4 : Sceau
Un sceau sera adopté et reconnu et portera la mention « La Troupe du Théâtre des Deux Rives ».
Chapitre II : Membres
Article 5 : Membres
Est membre toute personne en règle de cotisation et dont les préoccupations et activités sont de promouvoir le théâtre amateur et ses entreprises connexes.
Tout nouveau membre a les mêmes privilèges que les membres déjà actifs au sein de la troupe quant à la possibilité de faire partie de la production annuelle en tant que comédien.
Chaque membre peut assister gratuitement à chaque représentation d’une production jouée dans une salle de 100 places et plus.
Membre honoraire
Est membre honoraire toute personne désignée comme telle par le conseil d’administration lors d’une assemblée générale selon les critères décrits à l’annexe II du présent document. Ce titre est décerné à vie mais peut être révoqué par le Conseil d’administration pour les raisons prévues à l’annexe III du présent document.
Le membre honoraire est assujetti aux mêmes droits et obligations qu’un membre, telle que décrit dans les présents statuts et règlements, sauf en ce qui concerne l’obligation d’acquitter la cotisation annuelle. Le membre honoraire est exempt du paiement des cotisations annuelles.
Article 6 : Adhésion :
Le conseil d’administration est responsable de l’admission des membres selon le contenu des articles 3, 5, 8 et 9.
Article 7 : Critère d’adhésion
Pour devenir membre, une personne doit s’intéresser à la pratique du théâtre.
Article 8 : Conditions d’adhésion
a) Observer les règlements de la corporation;
b) Acquitter sa contribution annuelle dans les délais prévus;
c) Être âgé de 18 ans et plus.
Article 9 : Carte de membre
La corporation pourra émettre des cartes de membre. Pour être valide, les cartes devront porter la signature de deux des administrateurs (Président, secrétaire) de La Troupe de Théâtre des Deux Rives désigné par le conseil d’administration. Un reçu officiel de cotisation versée émis par le trésorier pourra aussi servir de carte de membre.
Article 10 : Suspension ou radiation
Le conseil d’administration peut suspendre tout membre qui ne se conforme pas aux buts et objectifs de la corporation et à ses règlements (Voir annexe III).
Le membre suspendu peut en appeler de la décision du conseil d’administration en assemblée générale.
L’assemblée générale pourra, par la suite, confirmer la suspension ou la radiation du membre. La décision de l’assemblée générale est finale.
Article 11 : Démission
Tout membre pourra démissionner en adressant un avis par écrit au secrétariat de la corporation.
Article 12 : Cotisation
Le montant de la cotisation annuelle des membres est approuvé par l’assemblée générale et payable dans les périodes et les délais prescrits par le conseil d’administration.
Les frais reliés aux ateliers des comédiens ou élèves-comédiens ainsi que toute autre activité déterminée par le conseil d’administration en fonction des coûts et besoins de la troupe sont approuvés par l’assemblée générale et payables dans les périodes et les délais prescrits par le conseil d’administration.
Dans le respect du budget déposé et adopté à l’assemblée générale annuelle, un membre en règle pourra recevoir un crédit pour les commandites trouvées et/ou les billets vendus pour n’importe quelle production de l’année en cours. En tenant compte de la situation financière de la troupe, le montant du crédit pourra varier d’une année à l’autre. Ce montant devra être établi et accepté par les membres lors de l’assemblée générale annuelle et sera applicable sur l’inscription du membre pour l’année suivant l’assemblée générale annuelle. Le crédit ne pourra être transféré à un autre membre ou faire l’objet d’un remboursement.
Les demandes de subvention auprès d’instances gouvernementales ainsi que les échanges de services non-essentiels sont exclus de ce calcul.
À défaut d’un vote modifiant les règles d’attribution du crédit, lesdites règles prévalant la saison précédente seront reconduites.
Chapitre III : Assemblée des membres
Article 13 : Assemblée générale annuelle
L’assemblée générale annuelle des membres de la corporation a lieu à la date que le conseil d’administration se fixe chaque année (Voir annexe I).
Article 14 Assemblée générale spéciale
Toutes les assemblées spéciales des membres de la corporation ont lieu, si les circonstances l’exigent, à la demande du conseil d’administration ou du président ou du vice-président de la corporation.
De plus, à la requête d’au moins vingt-cinq pourcent (25%) des membres, le secrétaire ou le président de la corporation doit convoquer une assemblée générale spéciale des membres dans les vingt (20) jours suivant la réception de la requête, à défaut de quoi les requérants pourront eux-mêmes convoquer cette assemblée. Pour être recevable, la requête doit spécifier le ou les objets de l’assemblée et porter les signatures d’au moins 25% des membres.
L’avis de l’assemblée générale spéciale doit mentionner les points de l’ordre du jour; aucun autre point ne pourra y être débattu.
Article 15 : Lieux et dates des assemblées des membres
Les assemblées des membres se tiennent aux dates et aux lieux déterminés par le conseil d’administration. Dans le cas d’une assemblée générale spéciale, le secrétaire ou le président de la corporation peut en déterminer la date et le lieu.
Article 16 : Avis de convocation
Toute assemblée générale annuelle des membres est convoquée par un avis écrit du secrétaire ou du président de la corporation et expédié par courrier et/ou courriel aux membres de la corporation trente (30) jours avant la date de l’assemblée.
Article 17 : Quorum
Le quorum est composé des membres présents en règle de cotisation et ayant le droit de vote, incluant les membres du conseil d’administration, représentant 25% des membres de la corporation.
À défaut de quorum, le conseil d’administration peut ajourner toute l’assemblée à une heure ou à un jour fixe, n’excédant pas trente (30) jours, au moyen d’un nouvel avis de convocation à tous les membres.
Toute affaire qui aurait pu être validement traitée à l’assemblée originaire peut être validement traitée à toute assemblée ajournée pourvu qu’il y ait quorum.
Article 18 : Vote
À toute assemblée générale des membres, seuls les membres en règle auront droit de vote. Chaque membre individuel aura droit à un seul vote.
Les membres radiés pour non paiement de cotisation ou autres raisons ainsi que les nouveaux membres ne peuvent voter lors de l’élection des officiers, ni être élus au conseil d’administration, qu’après une période de six (6) mois francs.
À toute assemblée générale, le vote se prend à main levée. Tout membre ayant droit de vote peut demander un vote par scrutin secret relativement à toute affaire soumise au vote des membres. Il y aura scrutin secret si un des membres présents se prononce en faveur de cette procédure.
Chapitre IV : Conseil d’administration
Article 19 : Composition
Le conseil d’administration de la corporation est formé de sept membres élus par les membres présents à l’assemblée générale annuelle. Tout membre en règle (réf. Article 18) sera éligible comme membre du conseil d’administration et pourra remplir les fonctions suivantes : Président, Vice-président, Trésorier, Secrétaire, directeur artistique, directeur technique et directeur du marketing.
Article 20 : Élection
L’élection des administrateurs de la corporation a lieu à l’occasion de son assemblée générale annuelle.
Tout candidat doit être présenté par un membre de la troupe présent à l’assemblée. Si un membre absent souhaite présenter un candidat, il doit le faire par écrit, préalablement à l’assemblée. Un membre ne peut pas poser lui-même sa candidature. Les administrateurs sortants sont rééligibles.
Le candidat proposé doit être présent à l’assemblée à l’exception d’un membre sortant du conseil qui, s’il est absent, peut être proposé pour son poste ou un autre poste du CA et doit avoir manifesté préalablement son intérêt par écrit à accepter un poste au CA, s’il est élu.
Les candidats doivent être élus à la majorité absolue, cinquante pour cent (50%) plus un des membres présents à l’assemblée générale et ayant le droit de vote. Si la majorité n’est pas obtenue par l’un des candidats, le candidat ayant le moins de vote sera éliminé et un nouveau scrutin sera tenu.
En cas d’égalité entre deux candidats, l’assemblée laisse chaque candidat s’exprimer puis procède à un 2ième tour de vote. Si l’égalité est maintenue, le président du Conseil d’administration, ou le vice-président si le poste en élection est celui de président, utilise son droit de veto. Le président d’élection et le secrétaire d’élection ne doivent pas faire partie du conseil d’administration.
Article 21 : Durée des fonctions
Tout membre du conseil d’administration entre en fonction à la clôture de
l’assemblée générale au cours de laquelle il est élu et il demeure en fonction pour une durée de trois ans.
De façon générale et afin d’assurer un minimum de permanence au sein du
conseil d’administration, les postes seront en élection selon la rotation suivante : 1) président et trésorier; 2) directeur artistique et directeur technique; 3) vice-président, secrétaire et directeur marketing.
Lorsqu’un administrateur démissionne en cours de mandat, l’assemblée élit
un remplaçant pour terminer le mandat.
Article 22 : Pouvoirs
Les administrateurs de la corporation administrent les affaires de la corporation et signent en son nom tous les documents engageant la corporation (Voir annexe : Compétence du conseil d’administration).
Article 23 : Réunions
Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins trois fois l’an. Des assemblées spéciales du conseil d’administration peuvent être convoquées en tout temps par le président, le vice-président ou par deux administrateurs.
Article 24 : Avis de convocation
L’avis de convocation de toute assemblée du conseil d’administration sera fait en la manière de rejoindre les membres. Le délai de convocation sera d’une semaine mais pourra être plus bref en cas de mesures exceptionnelles.
Article 25 : Lieu des assemblées
Les assemblées du conseil d’administration se tiennent au siège social de la corporation ou à tout autre endroit désigné dans l’avis de convocation.
Article 26 : Quorum et vote
Le quorum est de quatre (4) membres du conseil. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix, chaque membre du conseil ayant droit à un seul vote.
Article 27 : Le président
Les fonctions du président sont les suivantes :
a) Dirige les affaires de la corporation et en surveille la bonne marche, conformément aux décisions du conseil d’administration
b) Est membre d’office, avec voix consultative, de tous les comités mis sur pied par le conseil d’administration;
c) Prépare les ordres du jour de l’assemblée générale des membres et des réunions du conseil d’administration;
d) Fait convoquer l’assemblée générale des membres et les réunions du conseil d’administration et en dirige les délibérations;
e) Signe, conjointement avec le secrétaire, les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration. Signe aussi tous les documents officiels de la corporation;
f) Est le porte-parole officiel de la corporation;
g) En cas d’urgence, nomme les membres appelés à représenter la corporation, après consultation avec les intéressés, et définit leur mandat;
h) Remplit toutes les fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
Article 28 : Le vice-président
Les fonctions du vice-président sont les suivantes :
a) En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et fonctions;
b) Est en charge de la location des salles pour la ou les productions, pour les ateliers et pour les projets spéciaux;
c) Est en charge de la billetterie pour toutes les productions de la troupe;
d) Au besoin, recrute un responsable de la billetterie les soirs de représentation;
e) Est responsable de l’organisation des activités sociales de la troupe destinées aux membres;
f) Remplit toutes autres fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
Article 29 : Le secrétaire
Les fonctions du secrétaire sont les suivantes :
a) Est d’office secrétaire des réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration;
b) Prépare les ordres du jour de l’assemblée générale et des réunions du conseil d’administration en collaboration avec le président;
c) Rédige, fait approuver et signe, conjointement avec le président, les procès-verbaux des réunions de l’assemblée générale et du conseil d’administration;
d) Convoque, à la demande du président l’assemblée générale et le conseil d’administration;
e) A la garde du sceau, des archives et autres documents officiels de la corporation;
f) Est responsable de la correspondance officielle de la corporation;
g) Tient un registre des membres de la corporation;
h) Assume toutes les autres fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration.
Article 30 : Le trésorier
Les fonctions du trésorier sont les suivantes :
a) A la charge et la garde des fonds de la corporation ainsi que de ses livres de comptabilité;
b) Dépose dans une institution financière désignée par le conseil d’administration les fonds de la corporation;
c) Assure la préparation des prévisions budgétaires et l’administration du budget voté par le conseil d’administration;
d) Signe, conjointement avec le président ou avec un autre administrateur désigné par le conseil d’administration, les chèques et autres effets bancaires de la corporation ainsi que les documents requis pour toute autre transaction financière;
e) Veille à la perception des cotisations des membres de la corporation ;
f) Assume toutes les autres fonctions qui lui sont confiées par le conseil d’administration ;
g) Présente un rapport financier aux réunions du conseil d’administration et aux assemblées générales ;
h) Produit les rapports d’impôts dans les délais prescrits par la loi;
i) Produit le rapport annuel des compagnies dans les 45 jours de la fin de l’année fiscale.
Article 31 : Le directeur artistique
Les fonctions du directeur artistique sont les suivantes :
a) Prend part au choix du metteur en scène et des ateliers offerts durant la saison ;
b) Organise le choix de la ou des pièces que la troupe jouera ;
c) Fait accepter par le conseil d’administration un mode de fonctionnement de choix des pièces ;
d) Coordonne toutes les activités reliées à la production annuelle ;
e) Voit, en concertation avec le directeur technique, à la formation des différentes équipes techniques lors de la ou des productions ;
f) Reçoit et soumet au conseil d’administration tout projet spécial.
Article 32 : Le directeur technique
Les fonctions du directeur technique sont les suivantes
a) Est en charge, avec le directeur artistique, des différentes activités reliées à la production ;
b) Supervise les équipes au niveau des décors et des accessoires ;
c) Voit aux problèmes techniques ;
d) Est responsable, les soirs de représentation, de la régie de plateau. Si le directeur technique est aussi comédien, il doit déléguer la responsabilité de régie de plateau à une autre personne et a le mandat de la superviser.
Article 33 : Le directeur du marketing
Les fonctions du directeur du marketing sont les suivantes :
a) Établit et assure le suivi du plan de « marketing » ;
b) Est responsable de l’organisation et du suivi des activités de financement, notamment la recherche de commanditaires ;
c) S’assure de la visibilité de la troupe ;
d) Établit des partenariats et des stratégies pour favoriser la vente de billets;
Article 34 : Vacances et remplacement
La fonction d’un administrateur devient vacante lorsque la personne qui la remplit décède, démissionne, est interdite ou néglige d’assister à trois (3) assemblées consécutives du conseil d’administration, à moins d’excuses dont la valeur doit être appréciée par le conseil d’administration.
En cas de vacances au sein du conseil d’administration, ce dernier verra lui-même à nommer un nouvel administrateur pour combler cette vacance, jusqu’à la prochaine assemblée générale.
Si, par la suite de vacances simultanées trop nombreuses, il ne reste pas assez d’administrateur, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée pour l’élection de nouveaux administrateurs.
Toute personne cessant d’occuper une fonction au sein du conseil d’administration doit remettre tous les documents ou effets appartenant au conseil ou à la troupe dès qu’il cesse d’occuper une telle fonction.
Article 35 : Les annexes font partie intégrante du présent document.
RÈGLEMENT DEUXIÈME : DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 1 : Exercice financier
L’exercice financier de l’association s’étend du 1er août au 31 juillet de l’année suivante.
Article 2 : Livre et comptabilité
Le conseil d’administration fera tenir, par le trésorier de l’association ou sous son contrôle, le système de comptabilité déterminé par le C.A. de même que toutes autres transactions financières de l’association (dettes, obligation, etc.).
Ce livre (ou ces livres) sera tenu au siège social de l’association disponible à chaque réunion du conseil d’administration et à toute assemblée générale dûment convoquée pour fins de référence.
Article 3 : Contrats
Tout acte, document, contrat et autres engagements qui requièrent la signature de la corporation devront être signées par le président, le vice-président ou toute autre personne que le conseil d’administration pourrait désigner.
Article 4 : Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’association seront signés par les personnes qui seront désignées par le conseil d’administration.
Article 5 : Dissolution
Advenant la dissolution de l’association, l’actif résiduel, après paiement des obligations en souffrance et dettes, doit être distribué à des organismes sans but lucratif ayant des objectifs similaires à ceux de l’association.
RÈGLEMENT TROISIÈME : AUTRES DISPOSITIONS
Article 1 : Amendement
Des amendements aux statuts et règlements généraux peuvent être faits par le vote majoritaire des deux tiers des membres en règle lors de l’assemblée générale annuelle dûment convoquée.
L’avis de convocation doit donner tous les détails de ou des amendements projetés et être expédié par courrier et/ou courriel aux membres trente (30) jours avant la date de l’assemblée.
ANNEXE 1 : ASSEMBLÉE GÉNÉRALE (MANDAT)
L’assemblée générale est l’autorité suprême dans les affaires de la corporation. Elle a, en particulier, les pouvoirs suivants :
1. Définir les grandes orientations de la corporation;
2. Amender les statuts et règlements généraux;
3. Exiger un rapport sur toute activité de la corporation;
4. Confier, si elle le juge à propos, au conseil d’administration des mandats particuliers;
5. Recevoir les rapports annuels du président et du trésorier ainsi que les prévisions budgétaires approuvées par le conseil d’administration;
6. Accepter les rapports financiers après vérification des deux membres vérificateurs;
7. Élire des membres vérificateurs à tous les deux ans (années paires/impaires);
8. Radier et/ou suspendre un membre;
9. Approuver tout règlement complémentaire;
10. Élire les administrateurs de la corporation à la majorité des voix ou les démettre par un vote des deux tiers des membres en règle présents à l’assemblée générale.
ANNEXE II : COMPÉTENCE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents statuts règlements généraux et tous ceux qui lui sont conférés par la loi. Il exerce plus particulièrement les pouvoirs suivants :
1. Remplir les mandats qui lui sont confiés par l’assemblée générale;
2. Accepter l’adhésion des membres individuels;
3. Choisir les employés de la corporation, fixer leur traitement et autres conditions de travail;
4. Approuver les prévisions budgétaires de la corporation;
5. Choisir l’institution financière avec laquelle la corporation fait affaire;
6. Désigner les personnes autorisées à signer les effets bancaires et à effectuer les transactions financières au nom de la corporation;
7. Statuer sur les conditions et les clauses de l’adhésion des membres conformément aux prescriptions des présents statuts et règlements généraux;
8. Fixer la date et le lieu de l’assemblée générale et décider de l’ordre du jour;
9. Veiller à la bonne administration de la corporation et exercer en son nom tous les pouvoirs accordés par les présents statuts et règlements généraux.
10. décerner le titre de membre honoraire aux membres qui se sont distingués selon les deux critères suivants :
Ø être un membre actif depuis de nombreuses années
Ø s’être impliqué de façon exceptionnelle au sein du conseil d’administration ou de la troupe.
Le titre est annoncé formellement lors de l’assemblée générale
ANNEXE III : SUSPENSION
La suspension est définit par : « Interdiction momentanée faite à un fonctionnaire d’exercer ses fonctions. » (Dictionnaire Larousse). La suspension sera accomplie pour les motifs suivants :
- Tout membre qui se présente aux réunions ou répétitions en état d’ébriété ou sous l’influence de drogues ou toutes autres substances illégales;
- Tout membre-comédien qui néglige d’assister à trois (3) séances consécutives de répétition ou d’atelier, à moins d’excuses dont la valeur doit être appréciée par le conseil d’administration.
- Ou tout autre motif jugé sérieux à l’unanimité par les membres du conseil d’administration et pouvant nuire à la réputation de la troupe ou à la sécurité des membres. Ce motif peut aussi donner lieu à une radiation.
Ceci s’applique aussi à tout membre faisant partie de l’équipe de production et dont le rôle est essentiel à son bon fonctionnement.
Radiation :
Le membre qui n’a pas versé sa cotisation dans les délais prévus suite à un avis de cotisation expédié dans les délais prévus aux présentes, est automatiquement radié de la corporation.
Le conseil d’administration peut aussi radier tout membre après trois suspensions pour un même motif ou qui a agit de façon à nuire à la réputation de la troupe ou à la sécurité des membres.